Farsi del male! O: come usare Word

Come grafico spesso devo impaginare testi, e questi mi vengono forniti nel 98% dei casi[^1] in un file Word.
Se il documento è breve, per imprtrlo nel programma di impaginazione, nel mio caso Adobe InDesign, uso il copia e incolla; quando invece il documento è lungo, uso la funzione di importazione, e qui cominciano i guai: mai, e dico mai, il documento è realizzato a regola d'arte, e quindi il lavoro diventa rapidamente un massacro - gimkana tra le infinite castronerie di formattazione presenti nel documento originario che vanno scovate e eliminate.

In ragione di questo, dopo la usatissima guida ortografica, eccomi a redigere un vademecum su come dovrebbero essere composti i documenti, in un qualsiasi programma di scrittura.

Chi sa usare Word?

Quasi nessuno. Non sto esagerando. In tanti anni non ho mai trovato un documento scritto a regola d'arte. Di chi è la colpa? Parecchia va all'interfaccia di Word [^2] . È ingombrante, mostra troppe opzioni inutili e non evidenza quelle utili, ma soprattutto non incoraggia a scrivere in maniera strutturata.

Strutturata che?

I testi complessi sono generamente organizzati in sezioni e, qualche volta, in sotto-sezioni e così via. Queste sezioni hanno sempre un intestazione, che il programma mette a disposizione per l'utente in vari livelli nel menu Stili. Non sono per bellezza. L'organizzazione del testo andrebbe fatta in maniera semantica, cioè in modo da strutturare il contenuto in sezioni significative, non estetica. L'errore commesso da tanti utenti è quello di inserire i titoli come comuni paragrafi e poi cambiare corpo e stile dell'intestazione a manina: così facendo però viene creata una formattazione strana solo in quel pezzetto di testo che non è un vero titolo. Nella mia esperienza solo chi usa gli indici usa correttamente le intestazioni. Purtroppo quasi nessuno sa usare gli indici quindi…

Per chi qualche volta ha usato l'HTML, la struttura dovrebbe essere la stessa: le intestazioni del documento dovrebbero corrispondere alle intestazioni h1-h6 dell'HTML, che è un linguaggio di marcatura del testo semantico, e non grafico.

Un testo organizzato semanticamente può essere convertito bene in altri mezzi, siano questi un libretto impaginato o una pagina web. Al mondo d'oggi una pagina stampata in Word non è quasi mai sufficiente, ed è difficile scrivere solo per stamparsi il documento su carta.

A molti studenti di facoltà scientifiche viene fatto usare il LaTEX per comporre i documenti, che ha una solidissima struttura semantica, e come tale il testo di partenza può essere convertito con facilità in HTML e così via[^3].

Scrivere con (lo) stile

Quanto detto sopra vale per tutti gli stili: cercate di usare il menu e quindi di uniformarli. Il grosso vantaggio sarà quello di cambiare in un colpo solo tutti i testi di un determinato stile, semplicemente cambiando la definizione a monte dello stile stesso.

E visto che ci siamo, italico e grassetto sono due modi per dare enfasi a una parola o una frase: il primo si usa per enfatizzare, il secondo per dare forza al contenuto. Notate che sto usando definizion semantiche e non tipografiche: nell'HTML l'italico si chiama emphasis e il grassetto strong. Ma pensa te…

Un font alla volta, per carità

Usate sempre un solo font per documento. Guardate come l'ho evidenzaito bene. È un concetto base. In un documento scritto dovreste usa un solo font ben leggibile. Il font è come il biglietto da visita, e parla di voi, quindi niente assortimenti, niente font strani, niente Comic Sans.

Già che ci siamo, smettetela di usare il Times New Roman, è il font di default, sembra che non sapete nemmeno cambiare il font…

Non Formattate

Non perdete tempo a formattare il documento in maniera complessa, sebbene Word lo faccia pensare, è ben lungi dall'essere un programma di impaginazione; impostare correttamente un layout è cosa da grafici, altrimenti il risultato finale è sempre il bollettino parrocchiale. Create un documento semplice senza svolazzi: è meglio.

Punti e numeri

Una tedenza ormai affermata, specie in ambito tecnico, è quella di rimpire i documenti di liste puntate o numerate. È comodo perché permette di elencare cose senza dover formare una frase compiuta che le colleghi. Spero per voi che non le usiate in documenti comuni perché sono veramente inguardabili, ma se proprio dovete, almeno usate la funzione predisposta corrispondente.

Lo scrivo perché nell'ultimo documento che mi è capitato le liste erano fatte a volte (ma non sempre, altrimenti era troppo facile) manualmente, cioè mettendo i puntini o i numeri prima delle frasi.

Ragazzi, è una porcheria, e per chi deve poi reimpagnare il testo uan grossa rottura di scatole. Non fatelo, pretty please!

Separazione dei beni delle immagini

Se incorporate immagini nel vostro documento, e questo poi deve essere utilizzato per altri scopi (pubblicazione in internet, impaginazione tipografica), abbiate cura di allegare a parte le immagini inserite come file separati. Quando Word incorpora immagini nel documento le rovina, registrandole riscalate e compresse rispetto all'originale. Inoltre recuperare le immagini da dentro un file Word è un'operazione noiosa e complessa, oltre che, come abbiamo visto, poco fruttifera: allegando gli originali a parte vi assicurerete di poter usare le immagini per altri scopi.

Nota a margine: le immagini prese da internet quasi mai vanno bene per la stampa tipografica. Scolpitevelo sulla scrivania, in un posto in vista.

Indirizzi Internet

Se includete indirizzi di siti internet nel documento, per non fare la figura dei peracottari usate qualche semplice attenzione.

Non inserite il prefisso "http://": non siamo più nel 1997 e ormai tutti sanno riconoscere un Url.

Non inserite il trailing slash, cioè la barra finale che i browser mettono automaticamente: meglio www.wikipedia.com che www.wikipedia.com/, denota mancanza di cura.

No sottolineato

«V' o' dovete tatua'!» Il sottolineato non esiste in tipografia. Avete mai visto un libro o una rivista con testo sottolineato? Non credo. È un residuato del tempo dei dattiloscritti, nei quali l'unico modo per evidenziare un pezzo di testo era ribattere sotto i trattini. Non usatelo. Quando Tim Berners-Lee ha impostato l'HTML originario ha scelto il sottolineato per distinguere i link (insieme a quel blu orribile) proprio per distinguerli.

Volete che il vostro testo sembri un link? Per di più in un testo stampato?

Infine, in un testo stampato ha poco senso inserire link lunghissimi, come spesso captia quando si indicano sottopagine specifiche di un sito: usate prima un servizio di abbreviazione Url tipo bit.ly, goo.gl o altri.

Toglietevi il vizio

Troppe cose? Vi fanno pensare che scrivere sia difficile?

Non è vero, scrivere è semplicissimo. È scrivere per gli altri che è diffile, perché impone regole da seguire per non rendere loro la vita impossibile, o anche solo per seguire cerne diffuse norme di stile. Avere un software dispersivo e inusabile non aiuta: vedremo in un prossimo pezzo come semplificarsi la vita.

[^1]: Nel restante 2% dei casi mi arriva in un file di Open Office, che è pressoché peggio.

[^2]: La restante parte va a voi utenti, che vi ostinate a scrivere con un softwaraccio bacato, inusabile, lento e cervellotico.

[^3]: Viene spiegato che il LaTEX è un linguaggio di composizione tipografica. È vero che produce un documento finale composto ordinatamente, molto meglio di Word, ma è anche vero che la composizione tipo, dal punto di vista grafico professionale, non è sufficiente fuori dall'ambito accademico.